"Door het aanvinken van het hokje op de loginpagina van de OBM Optimizer van OBM Solutions B.V. ga ik akkoord met het feit dat deze applicatie enkele van mijn persoonsgegevens opslaat, aangezien dit vereist is voor de correcte werking van de applicatie. Daarnaast kan ik zelf beslissen of ik de niet verplichte gegevens besluit in te voeren in mijn profielpagina en of ik een foto toevoeg. Ik ben zelf verantwoordelijk en aansprakelijk voor de inhoud (content) die ik invoer in de applicatie over de prestaties van anderen en ben zelf verantwoordelijk voor de keuze van het plaatsen van content die mogelijk persoonsgevoelige informatie bevat.
Door het plaatsen van het vinkje in dit hokje geef ik expliciete toestemming voor het gebruik van de gegevens en ik accepteer dat ik anders niet kan inloggen om de applicatie te gebruiken."
Voor de juiste werking van de OBM Optimizer is het belangrijk dat we enkele gegevens van jou als gebruiker kennen. Zowel Europese wetgeving (GDPR) als Nederlandse wetgeving (AVG) vereisen dat we je informeren over wat we met die gegevens gaan doen en dat je expliciete toestemming geeft om deze te gebruiken.
Hieronder kun je lezen wat we over je willen weten en wat er met je gegevens gebeurt.
Naam: Je naam is van belang voor andere gebruikers zodat ze weten met wie ze in een project samenwerken en wie er als deelnemers aan gekoppeld zijn. En mocht je ooit een support-vraag willen stellen aan ons als leverancier van deze tool, dan vinden we het beleefd om je met je naam aan te kunnen spreken. Mocht je deze tool gebruiken in het kader van je studie (in de educatieve variant) dan vinden we het wel leuk om je na afloop te mogen informeren over de mogelijkheid om de bedrijfsvariant te gaan gebruiken. Ook dan spreken we je graag aan met je naam.
Verder zijn we niet geïnteresseerd in het gebruiken van je naam en zullen die dan ook keurig in de database laten staan en deze niet doorverkopen aan derden.
Gebruikersnaam: Dit is de unieke naam waaronder je in het systeem geregistreerd staat. Je krijgt deze automatisch toegekend en kunt deze indien gewenst zelf veranderen. Een unieke naam is nodig voor het inloggen in het systeem en het voorkomt dat we geen onderscheid kunnen maken tussen twee gebruikers die allebei "Klaas de Vries" heten.
E-mailadres: Dit gebruiken we om te zorgen dat je een nieuw wachtwoord krijgt toegestuurd door het systeem (wat niemand anders kan zien), maar ook om je service- en systeemberichten te kunnen sturen wanneer je niet bent ingelogd, bijvoorbeeld over op handen zijnde onderhoudswerkzaamheden. En uiteraard is het ook van belang dat andere gebruikers je een bericht kunnen sturen, ook als je niet ingelogd bent. We gebruiken je E-mailadres NOOIT voor e-mailmarketing en zullen dit adres ook nooit doorverkopen.
Telefoonnummer: Mag je zelf invullen. Handig voor andere projectleden om jou te kunnen bereiken. We zullen dit NOOIT voor verkoopdoeleinden doorverkopen aan telemarketingbureaus of andere derde partijen met commerciële doelstellingen.
Reinforcers: Mag je zelf invullen. Wat vind je leuk om te doen en/of krijgen? Wat zijn dingen waarmee iemand jou kan belonen? Voor de correcte werking van de OBM-methodiek is het kennen van elkaars reinforcers van enorm belang. Het kan helpen bij het krijgen wat je wil. Wat doen we met die informatie? We zullen die data WEL toevoegen aan een database met reinforcers, maar die is op geen enkele manier gekoppeld aan jouw naam. We zullen er in de toekomst WEL op anoniem niveau koppelingen mee leggen met andere data zodat een beeld ontstaat van wat mensen in organisaties leuk vinden en of dat per type organisatie of bijvoorbeeld branche verschilt. Zo willen we klanten beter kunnen adviseren welke soort reinforcers waarschijnlijk aanslaan in bepaalde situaties. We willen deze geaggregeerde data WEL kunnen verkopen, maar dus NIET met jouw naam erbij. Het is dus expliciet niet de bedoeling dat we je gegevens verkopen zodat bijvoorbeeld een online wijnhandel je gaat spammen met reclame, omdat je zelf zou hebben ingevoerd dat je van wijn houdt.
Profielfoto: Mag je zelf toevoegen. En weer weghalen. Hij wordt alleen gebruikt om je een gezicht te geven als gebruiker, zodat ook andere gebruikers je kunnen onderscheiden van iemand met dezelfde naam.
Je gaat de OBM Optimizer gebruiken om middels de OBM-methode prestaties in een organisatie te verbeteren (business versie) of om te leren hoe je dat moet doen (educatieve versie).
Dit betekent dat je mogelijkerwijs gevoelige informatie over het reilen en zeilen in jouw eigen organisatie of die van een opdrachtgever gaat vastleggen. Daarbij is het goed om je een paar dingen te realiseren:
Je bent heer en meester over je eigen data. Jij bepaalt of en wanneer je profiel wordt verwijderd. Dat kan zeer eenvoudig via de knop “Mijn account verwijderen” op je profielpagina. Dit betekent natuurlijk wel dat je daarna ook geen gebruik meer kunt maken van de applicatie. Dit zorgt er tevens voor dat jouw naam als gebruiker in online conversaties automatisch wordt geanonimiseerd naar ‘Anonieme gebruiker x’ De ‘x’ is dan een oplopend getal dat het maximum aantal verwijderde gebruikers zal weerspiegelen van het moment waarop jij je profiel verwijderde. De teksten van bijv. complimenten die je een ander gegeven hebt blijven wel bewaard, alleen ziet de ander dan niet meer wie het compliment gegeven heeft.
Overigens kan het zo zijn dat jouw basisprofiel (naam, e-mailadres) door iemand buiten OBM Solutions is aangemaakt. De OBM Optimizer kan namelijk door derden (bijvoorbeeld je werkgever, een leverancier of onderwijsinstelling) onder licentie worden gebruikt. Hierbij lijkt het alsof je in een applicatie van je werkgever, leverancier of onderwijsinstelling (voorts aangeduid met accounthouder) inlogt, omdat de applicatie in de huisstijl van de betreffende organisatie is gegoten. In werkelijkheid gaat het nog steeds om dezelfde OBM Optimizer van OBM Solutions, die draait op een server van de hostingprovider van OBM Solutions. De accounthouder kan een beheerder (admin) aanwijzen die het recht heeft om zelfstandig Gebruikers aan te maken. En deze Gebruikers hebben als projecteigenaren rechten om anderen uit te nodigen om mee te werken aan één of meerdere projecten. Hiertoe maken ze een basisprofiel aan en gaat er een mailbericht naar de klantgebruiker/deelnemer dat ze kunnen inloggen. Wellicht is jou dit ook overkomen. Indien je dat niet wilt, vink dan niet het hokje aan in het loginscherm. Indien je het eerst wel wilde, maar (om wat voor reden dan ook) later niet meer, gebruik dan de knop “Mijn account verwijderen” om je profiel te verwijderen. Je kunt daarna geen gebruik meer maken van de applicatie.
Het kan zijn dat je niet helemaal begrijpt hoe iets werkt in de OBM Optimizer of je komt misschien een bug tegen. In dat geval wil je ondersteuning. Wanneer je daarom vraagt via de Support knop wordt tevens informatie meegezonden over de technische configuratie van je computer: De exacte versie van je besturingssysteem en je browser. Dit is nodig om zo goed mogelijk jouw situatie te kunnen nabootsen om problemen te kunnen achterhalen. Die informatie wordt wel vastgelegd om toekomstige versies van de software te kunnen verbeteren. Een ander doel heeft deze informatie niet en zal alleen in de applicatie zelf worden opgeslagen.
Een andere mogelijkheid om ondersteuning te krijgen is om OBM Solutions te vragen om in te loggen als jou, zodat kan worden bekeken hoe jij de applicatie ziet. Dit kan soms handig zijn om elkaar beter te begrijpen waar het mis gaat. Dit gebeurt niet door jouw computer over te nemen, maar door simpelweg in te loggen binnen OBM Solutions met jouw profiel. Er is maar één persoon die dat kan en mag en dat is de SuperAdmin van OBM Solutions. En die heeft een geheimhoudingsverklaring getekend.
Sommige gebruikers rekenen direct af met OBM Solutions via iDeal. Bij deze transactie worden uiteraard betalingsgegevens gebruikt. Voor het verwerken van de transactie wordt gebruik gemaakt van payment provider Mollie. Zie https://www.mollie.com/nl/privacy om te lezen welke data ze van u gebruiken. Deze data komen ook terecht in de betalingsbevestiging die OBM Solutions ontvangt. Die bevestiging wordt weer gebruikt om automatisch een factuur voor je te maken.
Tevens gaat deze factuur automatisch naar het online boekhoudsysteem van het administratiekantoor van OBM Solutions. Alleen de hoogst noodzakelijke gegevens voor het kunnen voldoen aan wettelijke en fiscale eisen voor een degelijke bedrijfsvoering worden hierbij verwerkt en opgeslagen.
Om de werking van de OBM Optimizer te kunnen optimaliseren en je een zo prettig mogelijke gebruikerservaring te geven, slaan we wat gebruiksgegevens van je op. Die staan grotendeels op de beveiligde server van de hosting provider van OBM Solutions. Het enige dat via de applicatie wel is te achterhalen is:
Deze informatie is vooral nuttig voor de andere gebruikers om te weten of het zinvol is om je via de OBM Optimizer een bericht te sturen of uit te nodigen voor een live video chat.
Daarnaast kan het nuttig zijn om vast te stellen wat een gunstig moment is om updates te doen waarbij de applicatie tijdelijk onbereikbaar is. We willen dat zo min mogelijk mensen last hebben van een dergelijke actie. Uit de hierboven beschreven gegevens kunnen we dit gunstige moment mogelijk destilleren.